Recepcjonista pracujący na nocnej zmianie przygotowuje raport o statusie pokoi, który zawiera spis pokoi zajętych danego dnia oraz wykaz gości kończących pobyt nazajutrz. Rankiem kierownik służby pięter odbiera raport i układa grafik sprzątania pokoi gości, którzy się tego dnia wymeldowują. Te pokoje zostaną przygotowane dla następnych gości. Po zakończeniu zmiany służba pięter sprawdza każdy pokój i przygotowuje raport o statusie pokoi – aktualny i zgodny ze stanem faktycznym. Raport jest następnie porównywany z grafikiem wykorzystania pokoi, przygotowanym przez recepcję, a o ewentualnych rozbieżnościach informuje się kierownika recepcji. Nie wykryte rozbieżności, co do statusu pokoi mogą poważnie naruszyć reputację hotelu i wpłynąć na zmniejszenie sprzedaży pokoi.
Aby uniknąć pomyłek przy przydzielaniu pokoi gościom, służba pięter i recepcja muszą się nawzajem informować o każdej zmianie statusu. Szybkie przekazywanie informacji o statusie pokoi znacznie przyspiesza zameldowanie gości przyjeżdżających przed czasem i ogromnie ułatwia pracę recepcji w okresach nasilonego ruchu lub pełnego obłożenia hotelu. Ścisła współpraca i koordynacja pracy recepcji i służby pięter są warunkiem utrzymania płynnego funkcjonowania hotelu.